La Circolare afferma che il legislatore, prevedendo un differimento dei termini relativi all’entrata in vigore delle disposizioni nella normativa D.L. 23 dicembre 2013 n. 145, applicabili a fare data dal 30 giugno 2014 per i contratti d’appalto pubblico stipulati in forma pubblica amministrativa e a far data dal 1° gennaio 2015 per quelli stipulati mediante scrittura privata, ha manifestato la volontà di comminare la sanzione della nullità a tutti i casi di mancato utilizzo della “modalità elettronica”, la quale deve ritenersi obbligatoria sia per la forma pubblica amministrativa del contratto sia per la scrittura privata.

Pertanto, anche la scrittura privata, conclusa tramite scambio di lettere, ai sensi dell’art. 334 comma 2, del d.p.r. n. 207/2010 e relativa al cottimo fiduciario nei servizi e nelle forniture, dovrà essere redatta in modalità elettronica.

Nell'ordinamento italiano il cottimo fiduciario è una modalità di acquisizione di beni e servizi da parte della pubblica amministrazione rientrante tra le cosiddette procedure in economia, semplificate rispetto alle procedure ordinarie in relazione al modesto valore del contratto o all'urgenza di provvedere.

L’Art. 32 del Nuovo Codice degli Appalti D.Lgs. 50/2016 comma 14 afferma che “Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell'Ufficiale rogante della stazione appaltante o mediante scrittura privata; in caso di procedura negoziata ovvero per gli affidamenti di importo non superiore a 40.000 euro mediante corrispondenza secondo l'uso del commercio consistente in un apposito scambio di lettere, anche tramite posta elettronica certificata o strumenti analoghi negli altri Stati membri”.

I contratti di appalto sottoscritti in forma pubblica amministrativa sono stipulati secondo le seguenti modalità:

Modalità elettronica (con firma elettronica qualificata o digitale)

• Il documento informatico nel quale è inserito il numero di repertorio viene letto dall'ufficiale rogante mediante l'uso e il controllo personale degli strumenti informatici, in presenza delle parti (dirigente comunale competente alla stipula e soggetto aggiudicatario);
• Le parti, in presenza dell'ufficiale rogante, firmano elettronicamente il documento, utilizzando personalmente il proprio dispositivo di firma digitale. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare del certificato di firma la cui identità è, in ogni caso, accertata dall’ufficiale rogante.
• L’ufficiale rogante, previa verifica della validità dei certificati di firma delle parti, appone personalmente la propria firma digitale dopo le parti sul documento.

Modalità elettronica mediante acquisizione digitale della firma autografa (ai sensi dell'art. 25 del D.lgs. 82/2005).

• Il documento analogico è letto dall'ufficiale rogante in presenza delle parti (dirigente comunale competente alla stipula e soggetto aggiudicatario);
• Il soggetto aggiudicatario, alla presenza dell'ufficiale rogante, sottoscrive con firma autografa il documento analogico;
• Il dirigente comunale competente alla stipula, in presenza dell'ufficiale rogante, firma elettronicamente la copia per immagine del documento sottoscritto dal soggetto aggiudicatario utilizzando personalmente il proprio dispositivo di firma digitale;
• L'ufficiale rogante, previo accertamento dell'identità personale del soggetto aggiudicatario e verifica della validità dei certificati di firma del dirigente, appone personalmente la propria firma digitale dopo le parti sul documento.

Se al contratto occorre materialmente allegare documenti in origine formati su supporto analogico, al documento informatico sono allegate:

• le copie per immagine certificate conformi ai sensi degli artt. 22 comma 2 e 23 ter del D.lgs 82/2005 (mediante firma digitale dell'ufficiale rogante) oppure alternativamente le copie informatiche certificate conformi ai sensi degli artt. 22 commi 1 e 23 ter del D.lgs 82/2005 (mediante firma digitale dell'ufficiale rogante)
• Il documento informatico così formato, risultante dall'insieme di più componenti (principale ed eventuali allegati), viene depositato presso il servizio di conservazione digitale sostitutiva e nel contempo marcato temporalmente e firmato digitalmente dal responsabile della conservazione secondo le specifiche del CAD D.Lgs. 82/2005 che attribuisce ai documenti digitali la valenza probatoria in caso di contenziosi.

I contratti di appalto stipulati in forma di scrittura privata, con la sottoscrizione della determinazione o conclusi tramite scambio di lettere, ai sensi dell’art. 334, comma 2, del d.p.r. n. 207/2010 e relativa al cottimo fiduciario nei servizi e nelle forniture, dovranno essere redatti in modalità elettronica secondo le seguenti indicazioni:

• Le scritture private sono inviate, in formato pdf/A, a mezzo e-mail, alla parte privata. Il contraente privato modalità provvederà al pagamento dell'imposta di bollo secondo una delle previste dall’art. 3 del D.P. R. n. 642/1972 e ad apporre la propria firma digitale o elettronica qualificata sul "pdf/A".
• Il contraente privato rinvierà in seguito tramite semplice e-mail il contratto "bollato" e firmato al Dirigente competente che a sua volta apporrà la sua firma digitale.
• Nei casi in cui il contratto sia stipulato mediante la sottoscrizione della determinazione di affidamento per accettazione o concluso tramite scambio di lettere, detti documenti devono essere inviati, dal servizio competente, in formato P7M, a mezzo e-mail, alla parte privata.
• La determinazione o lettera di affidamento, sottoscritta per accettazione dal contraente, deve essere inoltrata a mezzo PEC all'indirizzo di posta elettronica certifica (PEC) istituzionale dell’Ente.
  
• Il documento informatico così formato, risultante dall'insieme di più componenti (principale ed eventuali allegati), viene depositato presso il servizio di conservazione digitale sostitutiva e nel contempo marcato temporalmente e firmato digitalmente dal responsabile della conservazione secondo le specifiche del CAD D.Lgs. 82/2005 secondo le specifiche del CAD D.Lgs. 82/2005 che attribuisce ai documenti digitali la valenza probatoria in caso di contenziosi.

Con la soluzione CSIPA-ATTI di CSIPA l’Ente può procedere alla conservazione sostitutiva a norma dei contratti pubblici e delle scritture private, creando automaticamente il fascicolo elettronico contrattuale. La soluzione, tramite una semplice interfaccia web consente il caricamento (upload) dei contratti digitali e dei relativi metadati (chiavi di ricerca), l’apposizione della firma digitale con certificato di firma. Un’apposita funzione consente infine un’agevole ricerca dei documenti che, dopo la apposizione delle firme digitali, sono conservati a norma. I contratti identificati in archivio possono quindi essere scaricati (download) insieme alle prove di autenticità, integrità e corretta conservazione.