A partire dal 14 settembre 2016 vanno quindi calcolate le scadenze indicate nel D.Lgs. 179/2016, tra cui quella prevista dall'art. 61, secondo cui il Ministro della Semplificazione e della Pubblica Amministrazione ha 4 mesi di tempo per aggiornare e coordinare le regole tecniche sui documenti informatici.

Ciò significa che fino all'adozione delle nuove regole tecniche, gli obblighi delle amministrazioni pubbliche [precedentemente fissati per il 72 agosto 20767 di adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti e la digitalizzazione dei procedimenti sono sospesi, salva la facoltàl] per le amministrazioni medesime di adeguassi anteriormente.

ll termine di 4 mesi - fino al 14 gennaio 2017 - non costituisce la data di scadenza per la digitalizzazione dei procedimenti della Pubblica Amministrazione, bensì il termine entro cui il Ministro deve emanare le nuove regole tecniche, cosa che potrebbe anche avvenire prima.

ln ogni caso è opportuno che le PA si adoperino per adeguare i propri sistemi, in quanto il tempo che resta a disposizione è davvero poco.

In particolare, occorre adeguare i propri sistemi di gestione documentale al fine di garantire le seguenti necessità:

• L'avvio dell'identità digitale [SPID] e del domicilio digitale per il cittadino rendono obbligatori gli adempimenti relativi ai procedimenti ad istanza di parte informatizzati. La PA deve dunque progettare e realizzare canali di comunicazione e di presentazione di istanze che siano improntati su tali strumenti;
• La documentazione informatica ad oggi obbligatoria [contratti, fatture elettroniche, documenti risultati da procedimenti informatizzati ecc..] deve essere gestita e conservata secondo le specifiche di altri due DPCM [del 3/12/2013] la cui efficacia non è invece stata sospesa.
• Il D.Lgs 97/2016 [in modifica al 33/2013] pone le nuove basi dell’accesso civico per il cittadino. La PA deve ripensare le modalità attraverso cui garantire l'accesso ai cittadini proprio tramite modalità telematiche [Art. 6 Modifiche all'articolo 5 del decreto legislativo n. 33 del 2013 - del nuovo decreto attuativo della legge 125/2015 - L'istanza può essere trasmessa per via telematica secondo le modalità previste dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni - codice dell'amministrazione digitale. L'accesso civico deve essere pensato e strutturato garantendo la tutela della privacy come richiesto dal nuovo regolamento europeo. Dovranno dunque essere applicate tutte le misure di sicurezza necessarie al fine di trattare i dati nel modo corretto.

Si tratta di un adeguamento sotto un triplice profilo: tecnologico [bisogna dotarsi di tutti gli strumenti hardware e software necessari], organizzativo [attraverso la reingegnerizzazione di processi e la ridefinizione dei flussi di lavoro] e giuridico {modificando i regolamenti e i Manuali già adottati dagli enti, come quello sulla Gestione documentale già obbligatorio ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013].

CSIPA S.r.l [Centro Servizi Informatici Pubblica Amministrazione] che supporta i Comuni nei processi di innovazione tecnologica e organizzativa ha realizzato un apposito servizio, già apprezzato da diversi Comuni, denominato

CSIPA-DPCM2014

Supporto tecnico informatico e giuridico per i 'attuazione delle misure previste dal D.P.R. 445/2000 per la tenuta del protocollo informatico, gestione dei flussi documentali e degli archivi, per l'adeguamento al DPCM 3 dicembre 2013 "Regole tecniche in materia di protocollo informatico" e per le misure previste dal D.L. 90/2014 - piano di informatizzazione, organizzazione dei servizi informatici e attività di change management, ridisegno edi processi amministrativi ed organizzativi per la gestione dei flussi documentali e degli archivi informatici.

CSIPA-DPCM2014 consente ai Comuni di fare fronte al complesso percorso di adeguamento organizzativo e funzionale richiesto dal nuovo contesto.

Aderendo al Servizio CSIPA-DPCM2014, i Comuni sono supportati dal punto di vista tecnico, giuridico e formativo sugli adempimenti a cui le Pubbliche Amministrazioni sono chiamate ad adempiere:

• Predisposizione del manuale di gestione documentale.
• Predisposizione del manuale della conservazione documentale.
• Predisposizione del regolamento per la pubblicazione dei documenti on line.
• Definizione delle regole di validazione del documento e mappature del processo di creazione e delle firme
  elettroniche.
• Mappatura dei processi e gestione dei documenti informatici.
• Monitoraggio degli strumenti di ricezione delle istanze [anche SPID].
• Analisi e verifica della interoperabilità dei dati contenuti nelle banche dati.
• Avvio procedure di soluzioni tecnologiche per realizzare dialogo in cooperazione applicativa.
• Creazione del protocollo generale.
• Analisi di ulteriori sistemi peri protocolli particolari e verifica delle loro caratteristiche.
• Adozione di sistemi di archiviazione documentale.
• Creazione del modello organizzativo di conservazione dei documenti.
• Individuazione di varie figure professionali di particolare importanza quali i responsabili della: conservazione, protezione dei dati personali, sicurezza informatica, gestione documentale.

Il DPCM. 2014 non parla di sanzioni dirette, per questo molte pubbliche amministrazioni continuano a emettere documenti con firma su carta. Questo non è sanzionabile purché il documento sia digitalizzato per essere poi gestito secondo le regole del protocollo informatico. Di fatto, però, non rispettare questa norma esporrà le amministrazioni a contestazioni sulla legittimità degli atti [dalle delibere ai decreti e alle ordinanze] poiché una norma di legge ben precisa individua dei requisiti di forma specifici per i documenti delle pubbliche amministrazioni [informatici, appunto].