Con il servizio di archiviazione, custodia e gestione degli archivi cartacei si aiuta il Cliente a liberarsi degli ingombranti e costosi archivi fisici trasformando il patrimonio informativo cartaceo in archivio digitale così da snellire e semplificare la gestione documentale, assicurando la longevità ai documenti più preziosi e la loro conservazione a lungo termine.
Gli obiettivi che la Pubblica Amministrazione può cogliere con l’esternalizzazione del suddetto servizio, sono essenzialmente la riduzione dei costi di archiviazione (sia quelli logistici, relativi ai locali ed al rispetto della normativa di sicurezza, sia quelli relativi al personale) e, in secondo luogo, la modifica e l’ottimizzazione dei processi di lavoro che permette il veloce reperimento dei documenti e delle informazioni trattate. Più in particolare, il servizio consente una migliore razionalizzazione organizzativa dell’archivio, realizzata attraverso: l’ottimizzazione dei processi di archiviazione; la riduzione dei costi di ricerca e consultazione dei documenti; l’ottimizzazione dei processi relativi al lavoro d’ufficio; la riduzione dei costi logistici e di personale dedicato all’archivio; il rispetto delle disposizioni legislative e regolamentari.
In questo senso, l’attività di un service esterno cui affidare in outsourcing la “Gestione dell’archivio corrente, di deposito e storico” inteso anche quale bene culturale, deve ispirarsi ad alcuni principi di razionalizzazione della gestione dell’archivio e a principi di economicità, attraverso l’applicazione di regole e procedure determinate. Il fine di un outsourcer (affidatario del servizio) è quello di fornire servizi che aggiungano valore ai processi e che garantiscano risparmi in termini economici e di risorse umane, che potranno così più correttamente essere concentrati nelle attività che costituiscono il fine istituzionale dell’Ente. Nell’espletamento del servizio, garantiamo il rispetto oltre che delle disposizioni legislative e regolamentari, di determinati valori e principi, la cui trasgressione potrebbe inficiare quella che rappresenta la missione di una società di servizi.
Il servizio di archiviazione fisica degli archivi cartacei, svolto dalla nostra società prevede le attività di ritiro, catalogazione, classificazione e archiviazione di documenti cartacei in originale con allocazione della stessa in locali protetti, dotati di impianti a scaffalatura tradizionale, robotizzati, compattabili o locali protetti. Per il trasferimento e la conservazione della documentazione sono utilizzati idonei contenitori antipolvere, per preservare l’integrità fisica del materiale cartaceo.
Il servizio di gestione degli archivi cartacei contempla lo svolgimento di tutte le attività connesse al ciclo di vita del documento, quali ad esempio: la ricerca, il prelievo, la consegna del documento richiesto al cliente, il versamento agli Archivi di Stato, le attività di selezione e scarto della documentazione. La piattaforma informatica adottata garantisce la puntuale esecuzione delle diverse fasi del processo di gestione dei flussi cartacei permettendo, attraverso l’utilizzo di strumenti altamente tecnologici e innovativi, la risoluzione delle problematiche della gestione dell’archivio.
Tutti gli immobili destinati ad ospitare gli archivi cartacei, offrono elevatissimi standard di sicurezza, in particolare sono dotati di sistemi di rilevazione e spegnimento incendi, sistemi antintrusione e controllo accessi unici nel loro genere per concezione e tecnologia.
In abbinamento al servizio di Custodia, archiviazione e gestione di archivi cartacei al Cliente è proposto il servizio di trasformazione del patrimonio informativo cartaceo in archivio digitale che permette di snellire e semplificare la gestione documentale, assicurando la longevità ai documenti più preziosi e la loro conservazione a lungo termine. Al Cliente è fornito in “cloud” un software applicativo web che, nel pieno rispetto di tutte le disposizioni vigenti in materia, mette a disposizione degli utenti un‘interfaccia molto semplice per la consultazione on line e sicura dell’archivio cartaceo trasformato in digitale, e per la completa gestione delle procedure di caricamento ed archiviazione dei documenti e per la strutturazione delle tassonomie dell’archivio.

Le principali funzioni della piattaforma tecnologica sono:

• fruibilità del software in “cloud” utilizzando una connessione internet;
• presa in carico e catalogazione dei documenti e classificazione secondo il titolario e massimario di scarto in uso presso l’Ente;
• facile gestione dello scarto in funzione del massimario;
• gestione delle richiesta di copie di documenti effettuate via web;
• tracciabilità di tutte le transazioni avvenute (carico, consultazione, ecc..)
• possibilità di consultare lo stato dell’archivio, la situazione delle richieste effettuate, l’indicazione dell’operatore responsabile della richiesta;
• produzione di report e statistiche su tutte le transazioni avvenute;
• consultazione on line  dei documenti scansionati su supporti tecnologici di tipo “mobile”.

La piattaforma tecnologica adotta protocolli di comunicazione sicura HTTPS per garantire che solamente il client e il server siano in grado di conoscere il contenuto della comunicazione. La piattaforma tecnologica (server e software) è residente presso idoneo Data Center, a cui l’Ente potrà accedere collegandosi alla rete internet, in continuità 24/24 ore.